Como reducir los gastos de la oficina en la empresa

La reducción de gastos es algo que se escucha muy a menudo, tanto en los en las empresas, como en las economías domesticas. Hay muchas formas posibles que reducir gastos y yo quiero ayudarte con los gastos de tu oficina.

En las oficinas de las empresas todos sabemos que hay muchos gastos y algunos de ellos gastos fijos, lo que a priori puede parecer un problema, a la hora de reducir gastos nos encontramos como ajustar en muchas más cosas diferentes que el habitual recorte de personal, quiero ayudaros a buscar otras soluciones menos dramáticas y más eficaces a largo plazo para ahorrar gastos en la oficina.

Lo primero para poder controlar todos estos gastos es llevar la cuenta de cuando dinero gastamos en la oficina en cada una de las cosas. Por lo que si no tienes controlados esos importes es lo primero que debes hacer. ¿Cuanto gastas en papelería?, ¿qué consumo eléctrico tienes?¿en teléfono y Internet?¿en consumibles para las impresoras?, etc.

En este articulo podrás ver como reducir el gasto en varios de los puntos donde habitualmente una oficina gasta dinero de más.

Energía eléctrica

Una de las cosas que más gasto genera al final del año en una oficina es la energía eléctrica, al final del año la suma del consumo de los ordenadores, luces, cafetera, impresoras, etc. hace que el dinero gastado en pagar la electricidad sea elevado.

Para reducir este gasto tenemos que analizar básicamente dos cosas:

Reducir la factura eléctrica

Aunque no lo sepas es muy probable que este pagando a tu compañía eléctrica más dinero del que deberías. Ya que en contra de lo que estas empresas dicen, no es habitual que asesoren correctamente al cliente sobre el tipo de servicio o contrato le resulta mejor contratar. Así que ese trabajo de analizar que contrato sale mejor lo tienes que hacer tu mismo, pero tranquilo es sencillo y además te servirá para ahorrar dinero todos los meses.

Lo primero que tienes que mirar es la potencia contratada, básicamente es la potencia máxima que podemos consumir, por esto pagaremos un fijo al mes mayor o menor dependiendo de lo contratado. En muchísimos casos la potencia contratada es superior a la que se necesita y por ende estamos regalando dinero a la eléctrica todos los meses. Podéis investigar más sobre este tema aquí.

Después hay que mirar si nos compensa la tarifa de discriminación horaria, que es una gran desconocida y por regla general a casi todo el mundo es la tarifa que más rentable sale. Para que salga rentable solo es necesaria que un 30% del consumo diario se haga en el horario reducido, que es de 10 de la noche a 11 de la mañana en invierno y de 11 de la noche a 12 de la mañana en verano, aunque suene rara hasta en muchos sitios con horario comercial les es mas rentable esta tarifa. Si quieres más información al respecto en este articulo de la OCU lo podéis encontrar.

Aun nos queda mirar que tarifa nos sale más rentable, que si mercado liberado con descuento en no se que, que si mercado regulado (pvpc), etc. (más información). La respuesta es sencilla, aunque en el mercado libre nos encontremos oferta que en ciertas épocas del año salen más rentables y en el mercado regulado el precio varia a diario dependiendo del consumo, los datos indican que a final de año siempre esta saliendo más rentable tener la tarifa en el mercado regulado, por lo que por regla general no hay que darle más vueltas ni dejarse engañar por los supuestos descuentos.

El consumo eléctrico

La otra parte con la que tenemos que tener cuidado para ahorrar es el consumo de electricidad, lógicamente cuanto menor sea el consumo menos tenemos que pagar. Por ello es importante consumir lo mínimo posible y eso lo podemos hacer si prestamos atención.

Hay una frase que tenemos que tener muy clara, lo que esta apagado no consume, por lo tanto cuanto menos tiempo estén las cosas encendidas mejor. Lógicamente no podemos tener todo apagado, porque sino no trabajamos.

Por ejemplo cuando marchamos a comer podemos apagar el ordenador, y eso que ahorramos, ya no te digo nada por la noche. Si eres de los que no le gusta esperar a que encienda el pc o dejas cosas haciendo, puedes por lo menos apagar el monitor, que ahorraras y luego con encenderlo esta todo como estaba. (El protector de pantalla consume igual).

Por supuesto no consume igual un monitor led que uno de trc (los de culo), te merece la pena cambiar de monitor solo por lo que ahorraras en electricidad, lo mismo puede pasar si tienes un frigorífico viejo en la oficina.

Las luces, todas de led, son muchas horas las que están encendidas y recuperas la inversión rápido. También con los fluorescentes, un pequeño puente y la misma lampara sirve para uno leds.

Los pequeños detalles también suman, cargadores conectados en vacío, televisores en standby (lucecita encendida), etc.

La Climatización en la empresa

Este punto afecta claramente al consumo eléctrico, pero supone tanto dinero que quiero hacer una mención especial. El uso de los aires acondicionados y la calefacción supone un gasto muy elevado y en la mayoría de los casos se les hace trabajar de más.

No es adecuado tener mucho calor en verano, ni mucho frío en invierno. Ni para el gasto que supone ni tan siquiera para la salud.

Es habitual encontrar oficinas que en invierno tienes que quedarte en manga corta y en verano te pelas de frío al entrar. Cada grado a mayores que hacemos trabajar al aire acondicionado o calefacción es dinero gastado.

Lo adecuado es que en verano la temperatura no baje de los 24º y en invierno de los 20º. Con estos niveles se consigue un nivel de confort apto para los empleados y se reducen los gastos de energía.

Ahorrar en el teléfono e Internet

Las lineas de teléfono y la conexión a internet también se llevan un buen dinero todos los meses, lo que sumado al año ya es una cantidad considerable. La competencia actual hace que encontremos grandes diferencias en cuanto a la cantidad de dinero que paga cada uno por su linea de teléfono, ya sea móvil o fijo, y por el acceso a internet.

Podemos encontrar facturas que con los mismos servicios e incluso en las mismas compañías que tienen unas cantidades completamente diferentes.

Esta variación es debido a que las compañías te teleco se preocupan por captar clientes, pero no actualizan la tarifa de los ya clientes de forma automática (solo he encontrado a pepephone que si lo haga).

Además muchas de las ofertas son limitadas en el  tiempo, por lo que puedes tener muy buen precio un año y en cuanto se pase ese tiempo sube la factura de golpe.

Una vez que sabemos esto reducir la factura es sencillo. Mira las ofertas actuales, salen hasta en los anuncios de la tv, y llama a tu compañía para indicarle que te vas a cambiar porque en la tv ves que se paga mucho menos.

Normalmente tu propia compañía te aplicara alguno de los descuentos actuales, la única pega que una vez se pase el tiempo de la oferta tendrás que repetir la operación. Es un poco cansino tener que hacer eso cada cierto tiempo pero lo cierto es que el ahorro merece la pena.

La OCU tiene un comparador para que puedes buscar la tarifa que mejor se ajusta a ti, seguro que te viene bien.

Gastos en los Seguros de la empresa

Con los seguros pasa parecido a con las compañías de telecomunicaciones. Las aseguradoras siempre te realizan una buena oferta para captarte como cliente, pero después año tras año el seguro sube.

Si hace varios años que no te paras a mirar cuanto pagas de seguro y que te ofrecen otras compañías este es el momento de hacerlo.

Esto es valido tanto para el seguro de la oficina, robos, responsabilidad civil, etc, como para los vehículos de la empresa.

Te sorprenderás al descubrir que casi cualquier compañía va a mejorar lo que estas pagando actualmente.

Recortar gastos con la impresora

Otro gasto que resulta bastante alto al final del año y que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta son todos los gastos que conlleva imprimir documentos, principalmente son gastos en los consumibles (cartuchos de tinta y toner), papel, las propias impresoras y en muchos casos contratos de mantenimientos.

Para reducir gastos hay muchos consejos que puedes seguir, en nuestro articulo os dejamos explicados consejos para ahorrar tinta o toner. 

La lógica también hace mucho por el ahorro, por ejemplo reutilizar hojas que solo estén impresas por un lado, imprimir solo lo necesario, etc.

Algo que reduce el coste de manera exagerada es utilizar consumibles compatibles. En nuestra tienda puedes buscar los cartuchos compatibles o toner compatible para tu maquina, además en muchos casos también es posible que existan tambores o otras piezas.

También es interesante analizar los contratos de mantenimiento, en las maquinas antiguas claramente eran muy rentables pero en las actuales, ¿cuantas reparaciones has tenido que hacer? ¿has mirado a cuanto te sale la copia sin contrato?.