Como reducir los gastos de la oficina en la empresa

La gestión eficiente de los recursos y la reducción de gastos son temas recurrentes tanto en el ámbito empresarial como en el hogar. Sin embargo, cuando hablamos de gastos de oficina, la complejidad puede aumentar. Mi objetivo es brindarte estrategias y consejos para optimizar estos gastos sin comprometer la calidad de tu operación.

Es cierto que en el entorno de oficina existen numerosos gastos, muchos de ellos fijos, que pueden parecer inamovibles a primera vista. Pero más allá del típico recorte de personal, que suele ser una medida drástica y no siempre la más efectiva, hay una amplia gama de alternativas que pueden resultar más beneficiosas a largo plazo. Mi propósito es ayudarte a explorar esas alternativas y encontrar soluciones sostenibles para reducir los costos sin sacrificar la eficiencia.

El primer paso para una gestión eficaz de los gastos es tener un registro detallado de cada partida de gasto en la oficina. Si aún no cuentas con un sistema de seguimiento, es esencial implementarlo. Pregúntate: ¿Cuánto inviertes en papelería? ¿Cuál es tu consumo eléctrico mensual? ¿Qué gastos generan el teléfono e Internet? ¿Cuánto destinas a consumibles para las impresoras? Entre otros.

En este artículo, te ofreceré una guía detallada sobre cómo abordar y reducir eficientemente los gastos en varios de los aspectos más comunes donde las oficinas suelen incurrir en excesos. Juntos, buscaremos la optimización sin comprometer la productividad.

Energía eléctrica

El consumo de energía eléctrica es uno de los gastos más significativos en una oficina al cierre del año. La acumulación del uso de ordenadores, luces, cafeteras, impresoras y otros dispositivos puede resultar en una factura eléctrica considerablemente alta.

Para abordar este gasto, es esencial considerar dos aspectos clave:

Optimización de la factura eléctrica

Es posible que estés pagando más de lo necesario a tu proveedor eléctrico. A pesar de lo que estas empresas puedan afirmar, no siempre ofrecen el asesoramiento adecuado sobre qué tipo de contrato es el más conveniente para el cliente. Por lo tanto, es fundamental que realices un análisis personalizado para determinar la mejor opción. Afortunadamente, este proceso es más sencillo de lo que parece y puede resultar en ahorros significativos mes a mes.

El primer aspecto a considerar es la potencia contratada, que se refiere a la capacidad máxima de consumo que puedes tener. Dependiendo de la potencia que elijas, tendrás un costo fijo mensual. En muchos casos, las empresas contratan más potencia de la que realmente necesitan, lo que se traduce en gastos innecesarios. Puedes profundizar en este tema aquí.

Luego, es crucial evaluar si la tarifa de discriminación horaria es adecuada para ti. Esta tarifa, a pesar de ser poco conocida, suele ser la más rentable para la mayoría. Para que sea beneficiosa, solo es necesario que al menos el 30% del consumo diario se realice en el horario reducido. Si deseas obtener más detalles sobre esta tarifa, consulta este artículo de la OCU.

Finalmente, es esencial determinar qué tarifa es la más conveniente para tu oficina, ya sea en el mercado libre o regulado. Aunque las ofertas del mercado libre pueden parecer atractivas en ciertos momentos, los datos sugieren que, a largo plazo, el mercado regulado tiende a ser más rentable. Por lo tanto, es recomendable no dejarse seducir por descuentos temporales y enfocarse en la rentabilidad a largo plazo. Encuentra más información aquí.

El consumo eléctrico

El consumo de electricidad es un factor crucial al considerar el ahorro en la oficina. Evidentemente, a menor consumo, menor será el monto de nuestra factura. Por ello, es esencial adoptar prácticas de consumo eficiente y estar atentos a nuestros hábitos diarios.

Existe un principio fundamental que debemos internalizar: lo que está apagado no consume. Si bien es cierto que no podemos tener todo desconectado, ya que necesitamos ciertos dispositivos para trabajar, sí podemos ser estratégicos en cómo y cuándo los utilizamos.

Por ejemplo, durante las pausas prolongadas, como la hora del almuerzo, es recomendable apagar el ordenador. Y, por supuesto, al finalizar la jornada laboral. Si te preocupa el tiempo que tarda en encenderse o si estás ejecutando tareas en segundo plano, al menos considera apagar el monitor. Esto no solo ahorra energía, sino que también prolonga la vida útil del equipo. Es importante recordar que los protectores de pantalla no reducen el consumo eléctrico.

En cuanto a los equipos, es esencial considerar su eficiencia energética. Por ejemplo, un monitor LED consume significativamente menos que un monitor CRT (los antiguos de tubo). Si aún utilizas uno de estos últimos, invertir en un LED no solo mejorará la calidad visual, sino que también se traducirá en ahorros en tu factura eléctrica. Lo mismo aplica para otros electrodomésticos, como un frigorífico antiguo que pueda estar en la oficina.

La iluminación es otro aspecto clave. Optar por luces LED es una decisión inteligente, ya que, aunque la inversión inicial pueda ser mayor, el retorno se ve reflejado en el ahorro energético y la durabilidad de las bombillas. Si tienes luminarias fluorescentes, con pequeñas adaptaciones, estas pueden ser reemplazadas por LED, maximizando así la eficiencia.

Finalmente, no subestimemos los pequeños detalles. Cargadores dejados en los enchufes sin estar conectados a dispositivos, televisores en modo de espera con su pequeño LED encendido, entre otros, pueden parecer insignificantes, pero al sumarlos todos, representan un consumo innecesario. Ser conscientes y adoptar prácticas más sostenibles nos permitirá no solo ahorrar dinero, sino también contribuir al cuidado del medio ambiente.

La Climatización en la empresa

Uno de los aspectos más significativos en el consumo eléctrico de una oficina es, sin duda, la climatización. Aunque este tema está intrínsecamente relacionado con el consumo eléctrico, su impacto en los gastos es tan considerable que merece una atención particular. Los sistemas de aire acondicionado y calefacción, cuando no se utilizan de manera eficiente, pueden inflar significativamente la factura eléctrica.

Mantener un equilibrio en la temperatura no solo es esencial desde el punto de vista económico, sino también para garantizar un ambiente de trabajo saludable. No es beneficioso ni sostenible mantener temperaturas extremadamente altas en invierno o excesivamente bajas en verano. Estos extremos, además de ser costosos, pueden ser perjudiciales para la salud y el bienestar de los empleados.

Es común entrar en oficinas donde, durante el invierno, el ambiente es tan cálido que se podría trabajar en manga corta, mientras que en verano, el frío del aire acondicionado puede requerir una chaqueta. Cada grado adicional que se ajusta en estos sistemas representa un costo adicional, y a menudo, un despilfarro innecesario.

Para lograr un equilibrio óptimo, se recomienda mantener una temperatura de al menos 24ºC en verano y no menos de 20ºC en invierno. Estas temperaturas proporcionan un ambiente confortable para los empleados, promoviendo la productividad y, al mismo tiempo, optimizan el consumo energético. Además, es aconsejable realizar revisiones periódicas de los sistemas de climatización para asegurarse de que funcionen de manera eficiente y considerar la instalación de termostatos programables para mantener un control más preciso y automático de la temperatura.

Ahorrar en el teléfono e Internet

Las líneas telefónicas y la conexión a internet representan gastos recurrentes que, mes a mes, pueden acumular una suma considerable al finalizar el año. En el mercado actual, la amplia variedad de ofertas y proveedores puede generar grandes discrepancias en lo que respecta a los costos de estos servicios. Es sorprendente observar cómo dos empresas, o incluso dos individuos con el mismo proveedor, pueden tener facturas muy diferentes por servicios similares.

Esta disparidad en los costos se debe, en gran medida, a las estrategias de las compañías de telecomunicaciones. Estas empresas invierten mucho en atraer nuevos clientes con ofertas tentadoras, pero a menudo descuidan a sus clientes actuales, manteniéndolos en tarifas obsoletas. A excepción de algunas compañías, como Pepephone, que actualizan automáticamente las tarifas de sus clientes, la mayoría no lo hace.

Adicionalmente, es esencial tener en cuenta que muchas ofertas tienen una duración limitada. Es común que, tras un período promocional, la tarifa aumente significativamente, sorprendiendo al cliente con un incremento inesperado en su factura.

Para contrarrestar estos incrementos y optimizar nuestros gastos, es recomendable estar informado y proactivo. Es útil revisar periódicamente las ofertas disponibles en el mercado, incluso aquellas que se promocionan en televisión. Si encuentras una oferta más conveniente, no dudes en contactar a tu proveedor actual y comunicar tu intención de cambiar de compañía. En muchos casos, para retener a sus clientes, las empresas ofrecerán descuentos o adaptarán la tarifa a las promociones actuales. Sin embargo, es importante recordar que, una vez finalizado el período promocional, es probable que debas repetir este proceso para continuar disfrutando de tarifas competitivas.

Para facilitar la búsqueda de la mejor tarifa, organizaciones como la OCU ofrecen herramientas útiles, como su comparador de tarifas telefónicas. Utilizar estos recursos puede ayudarte a tomar decisiones informadas y a garantizar que siempre obtengas el mejor valor por tu dinero.

En conclusión, en un mundo donde la tecnología y la comunicación son esenciales, es vital asegurarse de que no estemos pagando de más por servicios que podríamos obtener a un precio más competitivo. La clave está en estar informado, ser proactivo y no dudar en negociar con nuestros proveedores.

Gastos en los Seguros de la empresa

Al igual que con las compañías de telecomunicaciones, las aseguradoras tienen una estrategia similar en cuanto a la captación y retención de clientes. Es común que estas empresas ofrezcan tarifas atractivas y promociones especiales para atraer nuevos clientes. Sin embargo, una vez que te conviertes en cliente, es probable que observes un incremento gradual en las primas de tu seguro año tras año.

Si ha pasado un tiempo considerable desde la última vez que revisaste tu póliza de seguro y comparaste las ofertas del mercado, es altamente recomendable hacerlo ahora. El mercado de seguros es competitivo, y las ofertas y coberturas varían constantemente. Al no estar al tanto de estas variaciones, podrías estar pagando más de lo necesario o no aprovechando las coberturas más adecuadas para tus necesidades.

Esta recomendación es aplicable a una amplia gama de seguros. Desde aquellos que cubren aspectos relacionados con la oficina, como seguros contra robos, daños, responsabilidad civil, entre otros, hasta los seguros vehiculares si tu empresa cuenta con flotas o vehículos de trabajo. Cada uno de estos seguros tiene sus particularidades y es esencial asegurarse de que estás obteniendo la mejor relación calidad-precio.

Al realizar una comparativa en el mercado, es probable que descubras que muchas compañías están dispuestas a ofrecerte condiciones más favorables que las de tu póliza actual. Ya sea en términos de costos, coberturas adicionales o ambos. Además, al mostrar a tu aseguradora actual que estás considerando otras opciones, es posible que te ofrezcan mejores condiciones para retenerte como cliente.

En conclusión, en un mundo donde la lealtad del cliente es altamente valorada, pero a menudo no recompensada de manera adecuada, es esencial ser proactivo. Revisar y comparar regularmente las ofertas de seguros te permitirá no solo ahorrar dinero, sino también garantizar que estás protegido de la mejor manera posible.

Recortar gastos con la impresora

La impresión de documentos es un aspecto que, aunque pueda parecer menor, puede acumular un gasto significativo al final del año. Estos gastos no solo se limitan a la tinta o el tóner, sino que también incluyen el papel, el desgaste y reemplazo de las impresoras, y en muchos casos, contratos de mantenimiento que pueden no ser realmente necesarios.

Optimizar el uso de las impresoras y adoptar prácticas de impresión eficientes puede resultar en ahorros considerables. En nuestro artículo, hemos detallado una serie de consejos para ahorrar en tinta y tóner, que te ayudarán a maximizar la vida útil de tus consumibles y reducir el gasto asociado.

Además de estos consejos, el sentido común también juega un papel crucial. Por ejemplo, reutilizar hojas impresas por un solo lado para borradores, imprimir en modo borrador cuando la calidad no sea esencial, y, sobre todo, ser consciente y solo imprimir lo estrictamente necesario. Estas prácticas no solo reducen costos, sino que también contribuyen a un enfoque más sostenible y ecológico en la oficina.

Una estrategia efectiva para reducir costos es optar por consumibles compatibles en lugar de los originales de marca. Estos consumibles, disponibles en nuestra tienda, ofrecen una calidad similar a un precio más asequible. Puedes explorar nuestra gama de cartuchos compatibles y tóners compatibles, y en muchos casos, también encontrarás tambores y otros componentes que pueden ser reemplazados.

Por último, es esencial revisar y evaluar la necesidad de contratos de mantenimiento. Si bien estos contratos eran esenciales para modelos antiguos de impresoras, las máquinas modernas suelen ser más duraderas y requerir menos mantenimiento. Es recomendable analizar cuántas veces has necesitado reparaciones en el último año y comparar los costos de esas reparaciones con lo que estás pagando por el contrato. En muchos casos, podrías descubrir que es más rentable pagar por servicio que mantener un contrato anual.

En resumen, con un poco de atención y estrategia, es posible reducir significativamente los gastos asociados con la impresión en la oficina, optimizando recursos y contribuyendo al cuidado del medio ambiente.